Kamu mahasiswa yang aktif di organisasi kampus? Jika iya, kamu pasti sudah tahu bahwa sekretaris adalah salah satu posisi penting dalam organisasi. Sekretaris berperan penting dalam mendukung kelancaran dan keberhasilan organisasi.
Dalam artikel ini, duniakampus.id akan kasih tahu kamu apa itu sekretaris dalam organisasi, serta tugas-tugasnya. Dengan memahami tugas-tugas sekretaris, kamu dapat menjadi sekretaris yang baik dan membantu organisasimu menjadi lebih maju.
Apa itu Sekretaris dalam Organisasi?
Sekretaris adalah salah satu posisi dalam struktur organisasi yang bertanggung jawab untuk urusan kesekretariatan. Tugas sekretaris meliputi berbagai hal, seperti korespondensi, pengarsipan, dan administrasi.
Dalam organisasi kampus, sekretaris berperan sebagai penghubung antara ketua umum dan anggota organisasi. Sekretaris juga bertanggung jawab untuk mengelola administrasi organisasi, seperti surat-menyurat, pengarsipan, dan pembuatan laporan.
Baca juga: 8 Divisi Dalam Organisasi Mahasiswa dan Peran
Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan tentang tugas sekretaris dalam organisasi kampus berikut.
Tugas Sekretaris dalam Organisasi Kampus
Berikut adalah beberapa tugas sekretaris dalam organisasi kampus:
1. Mengurus segala surat-menyurat
Tugas sekretaris dalam organisasi yang pertama adalah memastikan bahwa semua surat-menyurat organisasi berjalan lancar. Sekretaris harus dapat menulis surat dengan baik dan benar, baik surat masuk maupun surat keluar.
Sekretaris harus dapat menangani berbagai jenis surat, seperti surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat permohonan. Sekretaris harus dapat menulis surat dengan bahasa yang jelas, singkat, dan informatif. Sekretaris juga harus dapat memperhatikan tata bahasa dan ejaan yang benar.
2. Mengarsip dokumen-dokumen
Tugas sekretaris dalam organisasi kampus berikutnya adalah mengarsip dokumen-dokumen organisasi. Sekretaris harus dapat mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut dengan rapi dan mudah dicari. Sekretaris juga harus dapat menjaga keamanan dokumen-dokumen tersebut dari kerusakan atau kehilangan.
Sekretaris harus dapat mengkategorikan dokumen-dokumen dengan rapi dan logis. Sekretaris juga harus dapat membuat sistem penyimpanan yang mudah dicari. Sekretaris harus dapat menjaga dokumen-dokumen tersebut dari kerusakan, seperti kelembapan, api, dan hama.
3. Sebagai administrasi
Administrasi merupakan tugas sekretaris yang penting untuk mendukung kelancaran kegiatan organisasi. Sekretaris harus dapat membuat kalender kegiatan yang terorganisir dan efektif. Sekretaris juga harus dapat membuat laporan kegiatan organisasi yang akurat dan informatif.
Ebook Strategi Mudah Menyusun Skripsi Anti Gagal
Menulis laporan skripsi ternyata bisa semudah ini. Ikuti panduan dalam ebook ini agar laporan skripsimu cepat selesai.
Sekretaris harus dapat membuat kalender kegiatan yang mencakup semua kegiatan organisasi. Sekretaris juga harus dapat membuat laporan kegiatan organisasi yang mencakup semua aspek kegiatan, seperti anggaran, peserta, dan hasil.
4. Mempersiapkan rapat
Sekretaris juga bertugas untuk mempersiapkan rapat. Sekretaris harus dapat membuat daftar hadir yang akurat dan lengkap. Sekretaris juga harus dapat membuat agenda rapat yang jelas dan terstruktur.
Sekretaris harus dapat membuat daftar hadir yang mencakup semua peserta rapat. Sekretaris juga harus dapat membuat agenda rapat yang mencakup semua topik yang akan dibahas.
5. Mencatat rapat
Tugas sekretaris organisasi berikutnya adalah menjaga keakuratan dan ketertiban hasil rapat. Sekretaris harus dapat mencatat hasil rapat dengan jelas dan lengkap. Sekretaris juga harus dapat membuat ringkasan hasil rapat yang mudah dipahami.
Sekretaris harus dapat mencatat semua hasil rapat, baik keputusan, saran, maupun kritik. Sekretaris juga harus dapat membuat ringkasan hasil rapat yang mencakup semua poin penting.
6. Menyediakan informasi
Sekretaris organisasi juga bertanggung jawab untuk menyediakan informasi kepada anggota organisasi. Informasi tersebut dapat berupa informasi tentang kegiatan organisasi, peraturan organisasi, dan lain-lain.
Sekretaris harus dapat mengumpulkan informasi yang akurat dan terkini. Sekretaris juga harus dapat menyampaikan informasi tersebut dengan jelas dan mudah dipahami.
Sekretaris harus bisa mencari informasi dari berbagai sumber, seperti internet, dokumen, dan wawancara. Sekretaris juga harus dapat menyampaikan informasi dengan bahasa yang mudah dipahami.
Kesimpulan
Sebagai penghubung antara ketua umum dan anggota organisasi, sekretaris memiliki peran penting dalam kelancaran organisasi. Sekretaris bertanggung jawab untuk mengelola administrasi organisasi, seperti surat-menyurat, pengarsipan, dan pembuatan laporan. Sekretaris juga berperan sebagai penghubung antara organisasi dengan pihak luar.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang organisasi kampus, kamu bisa baca artikel-artikel lainnya seputar “organisasi kampus” di duniakampus.id.
