Mengirim tugas lewat email mungkin terdengar sepele, tetapi cara kamu menyusun dan mengirim email ke dosen bisa sangat memengaruhi penilaian mereka.
Tidak hanya soal isi tugasnya, tetapi juga bagaimana kamu berkomunikasi dengan sopan dan profesional. Jika tugas yang kamu kirim tertata dengan baik, dosen bisa lebih mudah menilai pekerjaanmu, dan itu bisa berdampak positif pada nilai akhir.
Lalu, bagaimana cara mengirim tugas lewat email dengan benar? Berikut langkah-langkah yang bisa kamu ikuti agar tugas yang kamu kirim dapat diterima dengan baik.
Ketahui Cara Mengirim Tugas Lewat Email
Ini beberapa cara mengirim tugas lewat email:
1. Pastikan Sudah Selesai Mengerjakan Tugas
Sebelum memikirkan cara mengirim tugas lewat email, langkah pertama yang harus kamu lakukan adalah memastikan bahwa tugas kamu sudah selesai. Jangan terburu-buru mengirim tugas jika masih ada bagian yang belum kamu periksa.
Pastikan kamu sudah memeriksa kesalahan penulisan, kelengkapan isi, serta apakah tugas tersebut memenuhi semua instruksi dari dosen.
2. Persiapkan Semua Dokumen yang Akan Dikirim
Setelah tugas selesai, kumpulkan semua dokumen yang diperlukan. Biasanya, dosen meminta file tugas dalam format tertentu seperti PDF, Word, atau Excel.
Pastikan kamu menyimpan file tersebut dalam format yang diinginkan agar tidak ada masalah saat dosen membukanya. Jangan lupa beri nama file yang jelas, misalnya: “Tugas_Esai_Demokrasi_NamaMahasiswa”.
Ebook Strategi Mudah Menyusun Skripsi Anti Gagal
Menulis laporan skripsi ternyata bisa semudah ini. Ikuti panduan dalam ebook ini agar laporan skripsimu cepat selesai.
Jika ada dokumen pendukung lain, seperti grafik atau tabel tambahan, pastikan juga semua file siap dan tersimpan dalam folder yang mudah diakses.
3. Buat Pesan Baru di Email
Langkah berikutnya adalah membuka email dan membuat pesan baru. Kamu bisa menggunakan platform email apa pun seperti Gmail, Yahoo Mail, atau Outlook, asalkan kamu tahu bagaimana cara menggunakan fitur-fitur dasar seperti melampirkan file dan menulis pesan.
4. Menulis Judul dan Isi Email
Selanjutnya adalah menulis judul dan isi email. Bagian ini penting, karena kesan pertama dosen terhadap email kamu akan terbentuk dari judul dan isi email. Berikut langkah-langkahnya:
a. Menulis Judul Email
Judul email adalah bagian pertama yang dilihat oleh dosen, jadi pastikan judulnya jelas dan langsung menggambarkan isi dari email kamu. Jangan biarkan dosen kebingungan mencari tahu apa isi email hanya dari membaca judul. Contoh judul yang baik untuk tugas esai:
- “Tugas Esai Tentang Demokrasi – Nama Mahasiswa”
- “Pengumpulan Tugas Mata Kuliah Demokrasi (Nama Mahasiswa)”
Tips dalam menulis judul:
- Sertakan nama kamu dan mata kuliah agar dosen mudah mengenali.
- Jangan membuat judul terlalu panjang atau terlalu pendek.
- Hindari menggunakan huruf kapital di seluruh judul, karena bisa terkesan tidak sopan.
b. Menulis Body Email
Untuk bagian body email, kamu harus menulisnya dengan sopan, singkat, tapi jelas. Berikut struktur yang bisa kamu ikuti:
- Salam Pembuka: Mulailah dengan salam formal seperti “Yth. Bapak/Ibu Dosen” atau “Selamat Siang, Bapak/Ibu Dosen”.
- Perkenalan Singkat: Sebutkan siapa kamu dan dari kelas mana agar dosen bisa segera mengenali. Misalnya, “Perkenalkan, saya (Nama Kamu) dari kelas (Nama Kelas).”
- Tujuan Email: Jelaskan tujuan dari email kamu, misalnya, “Melalui email ini, saya ingin mengumpulkan tugas esai tentang demokrasi.”
- Lampiran: Berikan informasi bahwa kamu sudah melampirkan file tugas, misalnya, “Saya sudah melampirkan file tugas dalam format PDF dengan nama file: Tugas_Esai_Demokrasi_NamaMahasiswa.pdf.”
- Penutup: Jangan lupa ucapkan terima kasih atas perhatian dan waktunya, serta akhiri dengan salam penutup seperti “Hormat saya, (Nama Kamu).”
Berikut contoh body email untuk pengumpulan tugas:
Yth. Bapak/Ibu Dosen,
Selamat Siang.
Perkenalkan, saya [Nama Kamu] dari kelas [Nama Kelas]. Melalui email ini, saya ingin mengumpulkan tugas esai tentang demokrasi. Saya telah melampirkan file tugas dengan format PDF, berjudul “Tugas_Esai_Demokrasi_NamaMahasiswa.pdf”.
Terima kasih atas perhatian dan waktunya.
Hormat saya,
[Nama Kamu]
5. Upload File Tugas
Langkah selanjutnya adalah melampirkan file tugas yang sudah kamu persiapkan. Pada email, biasanya ada ikon klip atau opsi “Attach File” yang bisa kamu klik untuk mengunggah file dari perangkat kamu.
Pastikan kamu memilih file yang benar dan tidak salah melampirkan dokumen lain.
Jika ada beberapa file yang perlu dilampirkan, pastikan semua file tersebut sudah ter-upload dengan benar sebelum kamu mengirim email.
6. Kirim Email
Sebelum menekan tombol kirim, ada beberapa hal yang perlu kamu cek ulang:
- Waktu Pengiriman: Pastikan kamu mengirim tugas tepat waktu, jangan sampai melebihi deadline. Mengirim tugas mendekati waktu tenggat juga bisa memberi kesan negatif, jadi usahakan kirim lebih awal agar terkesan lebih profesional.
- Cek Isi Email: Pastikan tidak ada typo, kesalahan dalam penulisan judul, atau kekeliruan dalam melampirkan file.
- Cek Ulang Dokumen: Pastikan file yang dilampirkan adalah file yang benar dan formatnya sudah sesuai dengan permintaan dosen.
Jika semua sudah beres, barulah kamu bisa menekan tombol “Kirim”.
7. Selamat, Email Terkirim!
Setelah mengirim email, kamu akan mendapatkan notifikasi bahwa email telah terkirim. Biasanya kamu bisa mengecek di folder “Sent” atau “Terkirim” untuk memastikan email sudah sampai.
Jika dosen meminta konfirmasi penerimaan email, jangan ragu untuk follow-up dengan menanyakan apakah tugas kamu sudah diterima dengan baik.
Kesimpulan
Mengirim tugas lewat email sebenarnya cukup mudah jika kamu sudah tahu caranya. Hal yang paling penting adalah memastikan semua persiapan sudah matang, mulai dari menyelesaikan tugas, mempersiapkan dokumen yang benar, hingga menulis email dengan baik. Jangan lupa untuk selalu cek ulang sebelum mengirim agar tidak ada kesalahan.
Dengan cara ini, kamu tidak hanya akan dipandang sebagai mahasiswa yang teliti, tetapi juga meningkatkan kesempatan untuk mendapatkan nilai yang lebih baik.
Artikel terkait kirim tugas selama kuliah.
