Berkomunikasi dengan dosen pembimbing akademik melalui chat adalah salah satu hal yang sering dilakukan oleh mahasiswa. Namun, untuk memastikan chat kamu mendapatkan tanggapan yang cepat dan positif, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan.
Apalagi kalau kamu mau bertemu dosen pembimbing akademik atau dosen wali untuk bimbingan atau diskusi tentang kuliah. Biar dibaca dan dibalas, yuk baca artikel ini aja.
Di artikel kali ini, Duniakampus.id akan membahas tentang cara chat dosen pembimbing akademik dengan baik dan benar. Serta memberikan contoh chat dan tips agar chat kamu cepat dibaca dan dibalas oleh dosen pembimbing akademikmu.
Cara Chat Dosen Pembimbing Akademik
Berikut ini adalah beberapa cara chat dosen pembimbing akademik dengan baik dan benar:
1. Memulai dengan Salam dan Pengantar
Mulailah chat dengan salam yang sopan dan formal. Gunakan kata-kata seperti “Selamat pagi/siang/sore/malam, Bapak/Ibu [Nama Dosen]”.
Salam yang sopan menunjukkan rasa hormat kamu terhadap dosen dan membuka komunikasi dengan nada positif.
Setelah itu, perkenalkan diri kamu dengan menyebutkan nama dan NIM agar dosen dapat segera mengenali kamu.
Misalnya, “Perkenalkan, saya [Nama] dengan NIM [Nomor Induk Mahasiswa].”
Ebook Strategi Mudah Menyusun Skripsi Anti Gagal
Menulis laporan skripsi ternyata bisa semudah ini. Ikuti panduan dalam ebook ini agar laporan skripsimu cepat selesai.
Dengan memperkenalkan diri, kamu membantu dosen mengidentifikasi siapa yang menghubungi dan memudahkan mereka dalam merespons.
2. Jelaskan Maksud dan Tujuan
Setelah memperkenalkan diri, sampaikan maksud dan tujuan kamu menghubungi dosen secara jelas dan ringkas.
Penting untuk tidak berbelit-belit dalam menjelaskan maksud kamu agar dosen dapat langsung memahami apa yang kamu butuhkan.
Misalnya, “Saya ingin berkonsultasi mengenai tugas akhir” atau “Saya membutuhkan persetujuan Bapak/Ibu terkait KRS untuk semester depan.”
Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas membantu menghindari kebingungan dan memungkinkan dosen untuk memberikan jawaban yang tepat.
3. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal
Dalam berkomunikasi dengan dosen, sangat penting untuk selalu menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari penggunaan bahasa gaul atau singkatan yang mungkin tidak dipahami oleh dosen.
Misalnya, hindari menggunakan “gimana” dan gantilah dengan “bagaimana”. Penggunaan bahasa yang sopan menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme kamu.
Selain itu, bahasa formal juga mencerminkan keseriusan kamu dalam mengurus urusan akademik.
4. Sertakan Informasi yang Dibutuhkan
Jika kamu menghubungi dosen untuk meminta persetujuan atau informasi tertentu, pastikan kamu menyertakan semua informasi yang dibutuhkan.
Misalnya, jika kamu meminta persetujuan KRS, lampirkan jadwal atau daftar mata kuliah yang ingin kamu ambil. Informasi yang lengkap dan jelas memudahkan dosen dalam meninjau permintaan kamu dan memberikan jawaban yang tepat.
Selain itu, hal ini juga menghemat waktu karena dosen tidak perlu meminta informasi tambahan dari kamu.
5. Akhiri dengan Ucapan Terima Kasih
Setelah menyampaikan pesan kamu, akhiri dengan ucapan terima kasih dan harapan agar dosen dapat segera merespon.
Misalnya, “Terima kasih atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu. Saya menunggu tanggapan dari Bapak/Ibu.”
Ucapan terima kasih menunjukkan apresiasi kamu terhadap waktu dan usaha yang diberikan oleh dosen untuk menanggapi chat kamu. Dengan mengucapkan terima kasih, kamu juga menutup pesan dengan nada positif.
Contoh Chat Dosen Pembimbing Akademik dalam Berbagai Situasi
Berikut adalah contoh chat dosen pembimbing akademik dalam beberapa situasi:
1. Contoh Chat Dosen Pembimbing Akademik Untuk Konsultasi Kuliah
Berikut adalah contoh chat dosen pembimbing akademik yang baik untuk konsultasi kuliah:
“Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Dosen],
Perkenalkan, saya [Nama] dengan NIM [Nomor Induk Mahasiswa]. Saya ingin berkonsultasi mengenai mata kuliah [Nama Mata Kuliah] yang saya ambil pada semester ini. Apakah Bapak/Ibu memiliki waktu luang dalam minggu ini untuk membahas beberapa pertanyaan yang saya miliki mengenai tugas dan materi kuliah tersebut?
Terima kasih atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu. Saya menunggu tanggapan dari Bapak/Ibu.
Salam hormat,
[Nama Kamu]
2. Contoh Chat Dosen Pembimbing Akademik Untuk Persetujuan KRS
Berikut adalah contoh chat dosen pembimbing akademik untuk meminta persetujuan KRS:
“Selamat sore, Bapak/Ibu [Nama Dosen],
Perkenalkan, saya [Nama] dengan NIM [Nomor Induk Mahasiswa]. Saya ingin meminta persetujuan Bapak/Ibu terkait Kartu Rencana Studi (KRS) untuk semester depan. Berikut adalah mata kuliah yang saya rencanakan untuk diambil:
1. [Nama Mata Kuliah 1]
2. [Nama Mata Kuliah 2]
3. [Nama Mata Kuliah 3]
Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk memeriksa dan memberikan persetujuan. Jika ada saran atau perubahan yang perlu dilakukan, saya sangat terbuka untuk mendiskusikannya.
Terima kasih atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu. Saya menunggu tanggapan dari Bapak/Ibu.
Salam hormat,
[Nama Kamu]
Tips Agar Chat Dibaca dan Dibalas
Berikut beberapa tips agar chat kamu cepat dibaca dan dibalas oleh dosen pembimbing akademik:
1. Kirim Pesan pada Waktu yang Tepat
Pilih waktu yang tepat untuk mengirim pesan, hindari mengirim di luar jam kerja atau saat dosen kemungkinan besar tidak aktif. Waktu terbaik biasanya adalah pagi hari atau awal jam kerja.
Mengirim pesan pada waktu yang tepat meningkatkan kemungkinan pesan kamu dibaca segera dan direspon lebih cepat. Hindari mengirim pesan pada malam hari atau akhir pekan kecuali dalam situasi yang sangat mendesak.
2. Jangan Mengirim Pesan Bertubi-tubi
Beri waktu bagi dosen untuk membaca dan merespon pesan kamu. Jangan mengirim pesan bertubi-tubi karena hal ini dapat dianggap mengganggu.
Jika kamu tidak mendapatkan respon setelah beberapa hari, kamu bisa melakukan follow-up dengan sopan. Menghargai waktu dosen dan memberikan mereka kesempatan untuk merespon menunjukkan bahwa kamu mengerti bahwa mereka memiliki banyak kesibukan.
3. Gunakan Subject atau Topik yang Jelas
Jika menghubungi dosen melalui email atau platform yang memungkinkan penulisan subjek, pastikan untuk menuliskan subjek atau topik yang jelas agar dosen dapat segera mengetahui inti dari pesan kamu.
Subjek yang jelas membantu dosen memprioritaskan pesan kamu di antara banyaknya email atau pesan yang mereka terima setiap hari.
Misalnya, gunakan subjek seperti “Permohonan Konsultasi Tugas Akhir” atau “Permintaan Persetujuan KRS Semester Depan.”
4. Bersikap Sabar dan Pengertian
Pahami bahwa dosen memiliki banyak kesibukan dan mungkin tidak dapat langsung merespon pesan kamu. Bersikap sabar dan pengertian akan membantu menciptakan komunikasi yang baik.
Jangan terburu-buru mengirim pesan follow-up jika dosen belum merespon. Memberikan waktu yang cukup bagi dosen untuk merespon menunjukkan bahwa kamu menghargai kesibukan mereka.
5. Follow Up dengan Sopan
Jika setelah beberapa hari kamu belum mendapatkan respon, kamu dapat melakukan follow up dengan cara yang sopan.
Misalnya, “Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen]. Saya ingin menanyakan kembali mengenai pesan yang saya kirimkan beberapa hari yang lalu terkait [maksud pesan]. Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menindaklanjuti. Terima kasih.”
Follow-up yang sopan menunjukkan bahwa kamu serius dengan permintaan kamu, tetapi tetap menghargai waktu dan kesibukan dosen.
Penutup
Nah, itulah pembahasan mengenai cara chat dosen pembimbing akademik dengan baik beserta contoh dan tipsnya. Dengan mengikuti panduan dan contoh di atas, kamu akan lebih mudah mendapatkan tanggapan dari dosen pembimbing akademik kamu.
Komunikasi yang baik dan sopan akan membantu kamu menyelesaikan berbagai urusan akademik dengan cepat dan lancar.
Baca juga beberapa panduan chat yang lain ini, siapa tau kamu membutuhkan lain waktu juga.
[Penulis: Annisa Tri M]
